Waarom teams hier vaker tijd voor moeten maken

Tijdens een teamsessie die ik begeleidde, gebeurde iets moois. Een van de deelnemers zei:

“Het begint met dat we meer begrip hebben voor elkaar. Wij verwachten iets van kantoor, maar zij hebben ook hun uitdagingen.”

Dan maakt mijn hart echt een sprongetje. Dit is precies waar ik voor sta. Maar het fijne was dat het uit de groep zelf kwam. En nog mooier: je zag direct iets verschuiven bij de anderen. In plaats van alleen te kijken naar hun eigen frustraties, ontstond er ruimte om de ander echt te zien.

Dit is de kracht van een goed gesprek. Niet een gesprek waarin we alleen maar klagen over wat beter moet, maar waarin we elkaar écht begrijpen. Waarin we beseffen dat we samen een organisatie vormen, en dat samenwerken begint met luisteren.

Mens boven resultaat, voor een beter resultaat

Veel organisaties focussen vooral op resultaat. Logisch, want zonder goede prestaties blijft een bedrijf niet overeind. Maar het risico is dat de mens achter dat resultaat wordt vergeten. Terwijl het juist andersom werkt:

• Als je de mens boven het resultaat stelt, behaal je uiteindelijk een beter resultaat.

In de waan van de dag vergeten we dat wel eens. Toch is dit essentieel om een organisatie op de lange termijn toekomstbestendig te houden. Want als medewerkers zich gehoord, begrepen en gewaardeerd voelen, zullen ze zich ook meer inzetten voor het grotere geheel. Het goede gesprek is hierin een cruciale factor.

Waarom wordt er zo weinig tijd voor gemaakt?

Laten we eerlijk zijn: het goede gesprek wordt vaak vooruitgeschoven. “Geen tijd”, “te druk”, “dat lossen we later wel op.” Herkenbaar? Dit zijn de meest voorkomende redenen waarom het erbij inschiet:

• De waan van de dag wint het altijd van reflectie.
• Er is geen vast moment of structuur voor open dialoog.
• Het voelt ongemakkelijk: mensen weten niet hoe ze het moeten aanpakken.
• De cultuur is vooral gericht op ‘doen’, niet op ‘praten’.

Maar als we de tijd nemen voor vergaderingen en operationele afstemming, waarom dan niet voor een gesprek dat de samenwerking versterkt?

De sleutel tot een goed gesprek: veiligheid

Een van de belangrijkste redenen waarom mensen zich niet uitspreken, is een gebrek aan veiligheid. Niet fysiek, maar psychologisch. De angst om verkeerd begrepen te worden, om kritiek te krijgen, of om als ‘lastig’ gezien te worden, zorgt ervoor dat veel waardevolle inzichten onbesproken blijven.

Als je een goed gesprek wilt faciliteren, moet je eerst zorgen voor een veilige setting. Dit kan op verschillende manieren:

• Duidelijke kaders stellen: Wat is het doel van dit gesprek? Wat wordt er wel en niet verwacht?
• Expliciet maken dat alles gezegd mag worden: En vooral dat er geen negatieve consequenties zijn voor eerlijkheid.
• Actief luisteren en zonder oordeel reageren: Het verschil tussen horen en begrijpen is essentieel.
• De juiste gespreksvorm kiezen: Niet iedereen voelt zich comfortabel in een open discussie, soms werkt een gestructureerde werkvorm beter.
• Respect voor elkaars perspectief benadrukken: Niet iedereen hoeft het eens te zijn, maar ieders ervaring is waardevol.

Zelf doen of uitbesteden?

In sommige organisaties zie je dat mensen zich pas écht uitspreken als er een externe bij is. Dat is niet gek. Een externe facilitator heeft geen belang bij de interne verhoudingen, waardoor deelnemers zich veiliger voelen om hun mening te delen.

Hoe bepaal je of je het gesprek intern voert of beter kunt uitbesteden?

• Doe het zelf als… het team al een basis van vertrouwen heeft en er vooral behoefte is aan een gestructureerde dialoog.
• Overweeg een externe als… er spanningen zijn, oude patronen het gesprek blokkeren of als je merkt dat bepaalde onderwerpen steeds worden vermeden.

Hoe faciliteer je het goede gesprek in een teamsessie?

Hier zit de crux: een goed gesprek komt niet vanzelf, je moet het organiseren. Dit zijn een paar concrete stappen die werken:

1. Begin met een check-in: Vraag aan iedereen: “Wat houdt je op dit moment bezig in je werk?” Dit helpt om inzicht te krijgen in wat er speelt en verlaagt meteen de drempel om te delen.
2. Gebruik een perspectiefwissel: Laat deelnemers een uitdaging beschrijven waar ze tegenaan lopen. Vervolgens laat je anderen reageren: “Hoe denk je dat dit er vanuit de andere kant uitziet?” Dit doorbreekt aannames en vergroot het begrip.
3. Stel open vragen en vraag door: In plaats van “Waarom lukt dit niet?” kun je vragen: “Wat heb je nodig om dit makkelijker te maken?” of “Wat zie jij als de grootste uitdaging van jouw collega’s?” Dit helpt om constructief naar oplossingen te kijken.
4. Doorbreek de neiging tot snelle (f)oplossingen: In veel organisaties is oplossingsgericht werken de norm. Maar soms ligt de oorzaak dieper. Een goed gesprek geeft ruimte om te ontdekken waar het probleem écht zit.
5. Sluit af met een actie: Wat nemen we mee uit dit gesprek? Wat kunnen we concreet anders doen? Zorg ervoor dat het niet blijft bij ‘goed praten’, maar dat er ook iets verandert in de samenwerking.

Wat levert het op?

Deelnemers aan mijn sessies geven vaak aan dat deze gesprekken direct effect hebben. Kleine frustraties worden uitgesproken en opgelost, waardoor er minder ruis in de samenwerking zit. Er ontstaat meer begrip voor elkaars uitdagingen, waardoor verwachtingen realistischer worden.

Maar nog belangrijker: teams krijgen de ruimte om de echte oorzaken van problemen te onderzoeken in plaats van direct te springen naar een (f)oplossing.

Een goed gesprek is geen ‘extraatje’, maar een manier om slimmer en efficiënter samen te werken.

Dus: wanneer heb jij voor het laatst de tijd genomen om zonder oordeel naar je collega’s te luisteren? En wat zou er gebeuren als je dat vaker zou doen?